Verschillende erfpachters hadden het gevoel dat besluiten niet transparant tot stand kwamen. Daardoor raakte het vertrouwen in de gemeente Amsterdam onder druk. Openbaarmaking is een belangrijk middel om dat te herstellen.
De gemeente Amsterdam werkt al jaren aan het verbeteren van het erfpachtstelsel. Daarbij staat openheid centraal: erfpachters moeten kunnen zien hoe keuzes zijn gemaakt en welke afwegingen daarbij een rol speelden. Onlangs zette de gemeente een grote stap: 23.000 documenten over de vernieuwing van het erfpachtstelsel (VES) zijn openbaar gemaakt.
Een enorme klus
Het verzamelen en ordenen van de stukken was een megaklus. In eerste instantie ging het om 134.000 bestanden, afkomstig uit digitale mappen en mailboxen van betrokken medewerkers. Veel daarvan waren dubbele of onbelangrijke bestanden, zoals pictogrammen of afsprakenmailtjes. Uiteindelijk bleven 23.000 relevante documenten over.
Anders
Voorheen ging dat anders, vertelt een medewerker van Erfpacht en Uitgifte (E&U). “Eind 2019 vroeg de Telegraaf om inzage in documenten over de VES, zoals gespreksverslagen, vergaderstukken en mails. Dat verzoek viel nog onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De toenmalige directeur G&O besloot toen 128 documenten openbaar te maken. Het lag voor de hand dat we rondom de VES meer verzoeken zouden krijgen. Die wilden we voor zijn. Daarom besloten we al in 2021 meer openbaar te maken dan strikt verplicht was.”
Zorgvuldigheid voorop
Het openbaar maken van zoveel informatie vraagt om zorgvuldigheid. “We beoordelen elk document op gevoelige informatie en anonimiseren waar nodig. Daarvoor gebruiken we deels software, maar het blijft ook mensenwerk. We willen zeker weten dat het zorgvuldig gebeurt. Daarom laten we ook ervaren specialisten meekijken.”
Proactief
De openbaarmaking sluit aan bij de Wet open overheid (Woo), die sinds 2022 geldt. Deze wet verplicht de overheid om informatie actiever en breder beschikbaar te maken, ook zonder dat er eerst een verzoek wordt gedaan.
Leren
Het proces leverde veel leermomenten op: “Actief openbaar maken was nieuw. In het begin hadden we geen procedures, rolverdelingen of de juiste software. Die hebben we snel geregeld en duidelijke werkafspraken gemaakt. Belangrijk inzicht is dat we nu bij het maken van beleid al rekening houden met de Woo. Zo kan openbaarmaking in de toekomst soepeler verlopen.”
Open Amsterdam
Met de publicatie van de 23.000 documenten is een belangrijke mijlpaal bereikt. De stukken geven inzicht in de totstandkoming van het erfpachtstelsel en laten zien hoe serieus de gemeente openbaarheid neemt.
Alle documenten en besluiten zijn te vinden op Open Amsterdam, waar ook andere informatie over de Woo beschikbaar is.