In oktober 2024 begon informatiecommissaris Sofie Bustraan met het uitnodigen van Woo-verzoekers voor een gesprek. Inmiddels heeft ze met 17 Woo-verzoekers gesproken, die antwoord gaven op drie vragen: Waarom hebben ze een Woo-verzoek ingediend, waren de geleverde documenten nuttig, en had de gemeente die informatie ook op een andere manier kunnen geven? De gesprekken vonden plaats in het Stadsarchief of online via Teams.
Onder de uitgenodigden zaten ondernemers, bewoners, onderzoekers en journalisten. Dat leverde uiteenlopende gesprekken op maar Ć©Ć©n ding werd wel duidelijk: de gemeente werd als gesloten ervaren. Mensen die goed wisten waar ze hun informatie vandaan moeten halen, liepen toch tegen een muur op. Waarbij door de gemeente zelf een paar keer werd gezegd: dien maar een Woo-verzoek in. Soms terecht, soms onterecht.
Bijvoorbeeld een medewerker van een stichting die in een overleg zat met een andere organisatie en de gemeente. Hij wilde de correspondentie inzien van de andere partner met de gemeente. De ambtenaar kon dat niet zomaar meegeven. Een Woo-verzoek biedt dan de mogelijkheid om documenten op te vragen die tot de besluitvorming behoren.
Een ander voorbeeld is een betrokken burger die vragen had over de ontwikkelingen in haar nieuwbouwbuurt. In plaats van dat ze een antwoord kreeg, werd er door de projectmanager geadviseerd een Woo-verzoek in te dienen. Waarom kon die informatie niet gewoon gedeeld worden?
Na de vele gesprekken wordt duidelijk dat je met een Woo-verzoek weliswaar documenten met informatie krijgt maar niet per se antwoord op je vraag. In het afhandelproces van Woo-verzoeken is daarom nu de stap opgenomen om altijd eerst contact op te nemen met de Woo-verzoeker. Zodat je de vraag achter het verzoek kan achterhalen. Je kan de verzoeker dan beter van dienst zijn en je kan bepalen of de informatie ook op een andere manier te geven is.
Maar uiteindelijk blijft het maatwerk. Uit het gesprek met de journalist blijkt namelijk vooral de behoefte aan direct contact met de ambtenaar. Die zit helemaal niet te wachten op contact met de Woo-coƶrdinator en wil het liefst het achtergrondverhaal bij de ambtenaar zelf ophalen.
Het blijft een proces van doorvragen en verbeteren. De informatiecommissaris wil dan ook graag met de gesprekken doorgaan. Ben je een Woo-verzoeker en wil je daar graag over in gesprek? Mail dan naar openbaarheidscentrum@amsterdam.nl of kom langs op het spreekuur van de Informatiecommissaris. Die vindt elke eerste woensdag van de maand plaats in het Stadsarchief van 10.00 tot 12.30 uur.