‘De filtermogelijkheden vallen niet op en zijn niet begrijpelijk voor gebruikers’, dat was één van de conclusies uit het gebruikersonderzoek dat we naar open.amsterdam lieten doen. Momenteel heb je vier filters: dossier, Woo-categorie, documenttype en de datum van het dossier. Maar waar zou je in een ideale situatie op willen filteren?
Op basis van het gebruikersonderzoek, de data-analyse (lees ook update 1 Wat leren we van data-analyse?) en onze eigen ervaringen denken we dat in een ideale wereld in ieder geval de volgende filters nodig zijn op open.amsterdam:
-
Thema (wens uit gebruikersonderzoek)
-
Woo-categorie
-
Dossiertype
-
Documenttype
-
Datumtype
-
Datum en periode
-
Locatie
-
Organisatieonderdeel (wie heeft het document gemaakt)
Hieronder bekijken we per filter hoe ze nu zijn ingericht en hoe ze in een ideale situatie zouden moeten werken.
Onderwerp
Uit het gebruikersonderzoek bleek dat onervaren gebruikers liever van start gaan met thema’s (denk aan zorg, verkeer, natuur). Om dit mogelijk te maken hebben we twee lijsten gemaakt. Eén lijst met abstracte thema’s (bijvoorbeeld Cultuur & Recreatie) en één lijst met specifieke tags die je aan documenten toekent (denk aan ‘cultureel erfgoed’, ‘horeca’). Ben je benieuwd naar de lijst? We delen hem graag met je.
Als thema’s en tags aan documenten toegevoegd zijn, kun je vanuit een onderwerp dat je interesse heeft een zoektocht starten. Je ziet sneller welke documenten te maken hebben met bijvoorbeeld verkeer. We hebben ons hierbij laten inspireren door een lijst met thema’s ontwikkeld door de nationale overheid (TOOI – Thesauri en Ontologieën voor Overheidsinformatie).
Woo-categorie
Het filter Woo-categorie is nuttig voor de meer ervaren gebruikers om snel te zien hoeveel documenten de gemeente Amsterdam per Woo-categorie publiceert. De opbouw van het filter kan wel een stuk gebruiksvriendelijker, je kunt het bijvoorbeeld combineren met de documenttypen die binnen een Woo-categorie vallen.
Op onderstaande afbeeldingen zie je vier Woo-categorieën als hoofdfilter met daaronder de documenttypen als subfilter. Op deze manier geef je de gebruiker meer inzicht in wat voor documenten je binnen de abstracte Woo-categorieën vindt.
Dossiertype
Documenten kun je in verschillende soorten dossiers bundelen. Dossiers die horen bij een Woo-verzoek krijgen automatisch het type ‘Woo-dossier’, dossiers met bestuursstukken ‘vergaderdossier’ en de rest ‘zaakdossier’.
Op open.amsterdam zie je het dossiertype momenteel niet, om daar een werkend filter van te maken is een aanpassing van de front-end van de website nodig. Het is de vraag hoe wenselijk dit filter is omdat je in eerste instantie naar documenten zoekt en niet naar dossiers. Je kunt het wel gebruiken om snel alle Woo-dossiers te filteren.
Documenttype
De gemeente Amsterdam produceert allerlei soorten documenten, van woo-besluit tot en met jaarverslag. Van elk document leggen we voor publicatie vast wat voor type document het is.
Op open.amsterdam is dit het filter ‘document categorie’. De naam van dit filter is onduidelijk en de lijst met documenttypen kun je gebruiksvriendelijker weergeven door in de vormgeving van het filter de verschillende documenttypen te clusteren:
Datumtype
Op open.amsterdam zie je nu maar één datum bij het document en het is niet duidelijk wat voor datum dat is. De publicatiedatum? De datum waarop het document is gemaakt? Daarnaast kun je alleen filteren op de datum die bij het dossier hoort, terwijl het sorteren gebruik maakt van de (onzichtbare) publicatiedatum. Dit leidt tot verwarring bij gebruikers.
In een ideale wereld kun je in ieder geval op twee datums filteren: 1) de datum waarop het document is vastgesteld (ook wel creatiedatum/documentdatum) en 2) de datum waarop het document is aangeleverd voor publicatie op open.amsterdam (publicatiedatum).
Weten wanneer een document is aangemaakt is handig als je binnen een dossier wil zien in welke volgorde documenten ontstaan zijn (welke e-mail is bijvoorbeeld het eerst geschreven, welke documenten volgden?). Deze wens kwam naar voren in een gesprek met een journalist: die wil graag snel overzicht te krijgen van de chronologie binnen een dossier.
Datum en periode selecteren
Op open.amsterdam kun je nu alleen filteren op de datum van één dossier. Het zou waardevoller zijn om een periode te kunnen selecteren waarbinnen je alle documenten wil zien.
Locatie
‘Presenteer opties die aansluiten bij de interesses van de doelgroep’, was een belangrijke aanbeveling uit ons gebruikersonderzoek. Kunnen zoeken naar documenten die te maken hebben met je eigen buurt of stadsdeel is dan een logisch vertrekpunt.
Momenteel kun je op open.amsterdam niet filteren op locatie, maar we hebben wel de mogelijkheid om bij publicatie vast te leggen over welke plek in de stad het document gaat. Je ziet de locatie nu niet op de website, om daar een werkend filter van te maken is een aanpassing van de front-end van de website nodig.
Organisatieonderdeel (wie heeft het document gemaakt)
Van elk document leggen we vast door welk gemeentelijk organisatieonderdeel (directie) het is gemaakt: de auteur. Als je geïnteresseerd bent in alle documenten van één organisatieonderdeel (bijvoorbeeld Directie Openbare Orde en Veiligheid) dan zou je ze met dit filter snel kunnen verzamelen. Je ziet de auteur momenteel niet op open.amsterdam. Om daar een werkend filter van te maken is een aanpassing van de front-end van de website nodig.
Kan dit?
Met deze filters heb je veel meer mogelijkheden om documenten te vinden. De grote vraag is: hoever zijn we hiervan verwijderd? Kan dit allemaal binnen de infrastructuur die het Stadsarchief ons biedt? En hebben we alle benodigde metadata om deze filters aan te bieden? Daarover meer in update 3: Hoe zit het met de metadata?