De huidige versie van open.amsterdam is inmiddels een aantal jaren live, met een snel groeiend aantal documenten. We zijn de 160.000 gepubliceerde documenten ruim voorbij en zien ook het aantal bezoekers gestaag groeien. Hoe zorgen we ervoor dat we al deze documenten vindbaar en de site gebruiksvriendelijk houden? We bereiden al een tijdje een nieuwe versie van open.amsterdam voor. De komende zes weken geven we elke week een korte update over wat we tegenkomen en onze plannen. Deze week: wat leren we van
data-analyse?
Collectie onder de loep
Ook al hebben we best wat ervaring met het actief openbaar maken van dossiers en volgen we wekelijks wat voor Woo-documenten we publiceren: het is onmogelijk om alle documenten op open.amsterdam te lezen en precies te weten wat we hebben. Om daar meer grip op te krijgen hebben we de hulp van data scientist Lisa Hoek ingeroepen. Zij heeft onze hele collectie
onder de loep genomen.
Lessen
Uit de analyse hebben we zes lessen getrokken die we graag delen. Ook vertellen we wat voor acties we ondernemen om dit op te lossen.
1. Dossiers met 1 document verwijderen
2. Documentnamen zijn een warboel
3. Documenttype: grote restcategorieƫn
4. Het filter āWoo-categorieā: vooral voor gevorderde gebruikers?
5. Actor (wie heeft het gemaakt): ontbreekt vaak bij oudere documenten
6. Type datum ontbreekt op documentniveau
1. Dossiers met 1 document verwijderen
Van de 4.091 dossiers op open.amsterdam (in Q4 2025) bestaan 494 dossiers uit slechts Ć©Ć©n document (12%). Verder heeft 58% tussen de 2 en 10 documenten, 7% heeft meer dan 100 documenten. Er zijn 37 dossiers zonder document.
Documenten hoeven niet per se onderdeel van een dossier te zijn, ze kunnen ook als los document aangeleverd worden. In het verleden moest een document altijd aan dossier gekoppeld zijn, maar dat strookte niet met hoe we documenten tonen op open.amsterdam. Ons
vertrekpunt is namelijk het losse document en niet het dossier.
Actie: dossiers met 1 document omvormen naar losse documenten en lege dossiers verwijderen.
2. Documentnamen zijn een warboel
Documenten hebben niet altijd logische namen die veel over de inhoud van het document vertellen. Bijvoorbeeld: ā720_raadsbrief_def_getekendā of ā7_20220525_134907ā. Daarnaast staat er informatie in documentnamen die eigenlijk in andere metadatavelden thuis hoort. Bijvoorbeeld een locatie in āWoo-verzoek_20240713_Bellamystraat_36-38_ID_1850ā.
Actie: Locaties kunnen we extraheren uit de documentnaam en opslaan in juiste metadatavelden. Dan kun je ze in een filter gebruiken.
Actie: bij de doorontwikkeling experimenteren we met een leesbare preview van een document om te kijken of je zo sneller een indruk van de inhoud van een document krijgt dan via de
documenttitel (hierover meer in een andere update).
3. Documenttype: grote restcategorieƫn
Op open.amsterdam vind je 65 verschillende documenttypen. De top 20:
Het valt op dat algemene documenttypen als documentatie en Woo-brondocument erg groot zijn. Documentatie is veel in de actief openbaar gemaakte erfpachtdossiers gebruikt. Het type Woo-brondocument kennen we toe aan alle documenten in een Woo-dossier die niet het verzoek of besluit zijn. Het nadeel hiervan is dat je een vergunningaanvraag die in een Woo-dossier zit, niet boven water krijgt als je filtert op het documenttype āvergunningaanvraagā. In het Woo-dossier heeft
de vergunningaanvraag namelijk als documenttype āWoo-brondocumentā.
Het met terugwerkende kracht verrijken van deze documenttypen is op basis van alleen de dossier- en documenttitel heel erg lastig. Hier liggen misschien mogelijkheden als alle documenten full text doorzoekbaar zijn. Op dit vlak moet vooral in de aanlevering wat veranderen.
Actie: onderzoek of we documenten in Woo-dossiers bij aanlevering uitgebreider kunnen metadateren. Technisch is het mogelijk, maar het is handwerk.
4. Het filter āWoo-categorieā: vooral voor gevorderde gebruikers?
Met dit filter zie je snel hoeveel documenten de gemeente Amsterdam binnen alle Woo-categorieƫn publiceert. Dit is informatie waar vooral gevorderde gebruikers naar op zoek zijn. Uit gebruikersonderzoek weten we dat beginnende gebruikers liever met een bekend thema hun zoektocht starten dan met de Woo-categorieƫn.
Het is de vraag of je dit filter heel prominent wil aanbieden op open.amsterdam. Zo ja, dan wordt het filter een stuk gebruiksvriendelijker als je het combineert met de documenttypen die binnen de Woo-categorie vallen. Op onderstaande afbeeldingen zie je vier Woo-categorieƫn als
hoofdfilter met daaronder de documenttypen die je binnen die categorie vindt als subfilter. Op deze manier geef je de gebruiker meer inzicht in wat voor documenten je binnen de vrij abstracte Woo-categorieƫn vindt.
Actie: Voeg het documenttype als subfilter toe aan het filter Woo-categorie.
5. Actor (wie heeft het gemaakt): ontbreekt vaak bij oudere documenten
Bij het publiceren van documenten kun je aangeven door welke gemeentelijke directie (organisatieonderdeel) een document gemaakt is. Op open.amsterdam is dit nog niet zichtbaar, op de nieuwe raadpleegomgeving van het Stadsarchief zie je het wel. In een nieuwe versie van open.amsterdam is dit met een kleine front-end aanpassing eenvoudig zichtbaar te maken. Laaghangend fruit dus!
Actie: front-end aanpassing om actor zichtbaar te maken door laten voeren door leverancier.
6. Type datum ontbreekt op documentniveau
Alle documenten op open.amsterdam hebben een datum (datering), maar omdat je op de site niet ziet naar wat voor soort datum je kijkt (aanmaakdatum, creatiedatum, publicatiedatum) leidt dat tot verwarring. Het type datum leggen we in ons collectiebeheersysteem vast op dossierniveau, daar zie je of het bijvoorbeeld om een besluitdatum of een publicatiedatum
gaat. Het type datum ontbreekt op documentniveau.
Bij Woo-dossiers is er nog minder variatie: alle documenten binnen het dossier krijgen de besluitdatum (waarop het dossier wordt afgesloten) en hebben dus dezelfde datum. Mocht je binnen zoān dossier willen sorteren om te zien welk document het eerst gemaakt is, dan is dat
onmogelijk.
Actie: Maak het mogelijk om aan een document meerdere datums toe te kennen en maak het
datumtype zichtbaar. Onderzoek of documenten in een Woo-dossier beter gedateerd
kunnen worden.
Conclusie: een aantal dingen zijn met vrij weinig moeite aan te pakken, maar we moeten ook bepalen wat we in een ideale wereld aan filters op open.amsterdam willen. En hebben we de benodigde metadata bij de documenten om die filters te maken? Daarover meer in de volgende update: 2. Wat zijn de ideale filters voor open.amsterdam?